1. Tạo chữ ký trong thư
Trong hộp thư điện tử của mình, cho phép người dùng tạo ra chữ ký riêng của mình, và cho phép tùy chọn trong khi tạo một thư mới, gửi đi sẽ được đính kèm chữ ký.
2. Đổi mật khẩu
Tùy theo chính sách bảo mật của cơ quan mà bạn cần thay đổi mẫu khẩu sau một thời gian nhất định. Mật khẩu cần đủ độ dài (ít nhất 8 ký tự), có chữ số, chữ cái viết hoa, chữ cái viết thường và ký tự đặc biệt. Mật khẩu mới không nên đặt trùng với các mật khẩu đã sử dụng trước đó. Bạn có thể chủ động đổi mật khẩu hoặc chờ đến khi mật khẩu cũ hết hạn, hệ thống sẽ thông báo và yêu cầu bạn đổi mật khẩu mới.
3. Tạo thông báo tự động hồi âm thư khi đi công tác hoặc nghỉ phép.
Mỗi lần đi công tác hoặc nghỉ phép, bạn không có điều kiện kiểm tra email và phản hồi ngay. Bạn sẽ muốn hệ thống tự động gửi thư phản hồi báo cho người gửi biết rằng bạn đang vắng mặt. Trong thư tự động hồi âm bạn cũng có thể cung cấp thông tin số điện thoại của bạn hoặc của đồng nghiệp, người có thể thay bạn xử lý công việc gấp.