1. Sắp xếp và theo dõi email theo chủ đề
View by conversation sẽ tự động tổ chức các email có cùng chủ đề trong mạch trao đổi. Ví dụ bạn và đồng nghiệp có nhiều email qua lại để trao đổi về nội dung công việc, lịch họp, v.v… Để theo dõi diến biến của cuộc trao đổi này bạn sẽ phải tìm lại thông tin từ nhiều email cả những email gửi và nhận. Chế độ xem email theo Conversation sẽ giúp bạn đơn giản hóa việc tìm kiếm này rất nhiều bằng cách tự động nhóm những email liên quan cùng chủ đề lại.
2. Sử dụng tag và flag
Tag cho phép bạn gán một nhãn mã màu cho thư. Sau này bạn có thể phân loại và theo dõi các thư theo các loại nhãn đã gán một cách thuận tiện và nhanh chóng.
Gán nhãn hoặc tạo nhãn mới và gán cho thư:
Xem thư theo loại nhãn đã gán
Flag cho phép bạn đánh dấu thư để phân loại độ quan trọng hoặc cần tập trung xử lý. Bạn cũng có thể gán flag cho các thư thấy cần hồi đáp nhưng chưa cần thực hiện ngay, ví dụ như bạn nhận thư khi đang đi công tác, không tiện hồi âm và bạn gán flag cho các thư này để nhớ hồi đáp ngay khi quay về văn phòng.
3. Tìm kiếm thư và lưu kết quả tìm kiếm.
Để thực hiện việc tìm kiếm đơn giản thì bạn sử dụng từ khóa nằm trong tiêu đề, nội dung thư. Sử dụng dấu “” bao quanh để tìm kiếm đúng cụm từ muốn tìm.
Nếu bạn hay tìm kiếm nội dung này nhiều lần thì có thể lưu kết quả tìm kiếm này lại (chọn “Save” cạnh ô tìm kiếm). Mỗi lần có thư mới thỏa mãn yêu cầu tìm kiếm này thì sẽ được tự động lưu trong kết quả tìm kiếm.